Мало просто написать в договоре «Вся информация конфиденциальна, штраф за разглашение — сто миллионов рублей». Чтобы за нарушение тайны можно было кого-то наказать, нужно сначала привести в порядок документы.
Положение о коммерческой тайне и перечень сведений, составляющих коммерческую тайну
Положение и перечень — это главные документы о коммерческой тайне в компании. Они устанавливают, какие именно сведения компания считает тайными, кто и как имеет к ним доступ, как с ними нужно работать, кто контролирует соблюдение правил и как наказывают нарушителей.
Перечень сведений в положении обычно пишут в общих чертах — сведения о том-то, информация о сем-то. В некоторых компаниях ведут учет каждого отдельного секретного документа.
Правила обращения с коммерческой тайной тоже бывают разные. Например, некоторые компании запрещают своим сотрудникам пересылать тайные документы по электронной почте, копировать их на флешки и фотографировать экран компьютера, где-то из офиса в принципе нельзя выносить тайные документы ни на каких носителях, и работать из дома с секретными документами тоже нельзя.
Само положение редко бывает типовым: кто-то делает один большой документ со всеми правилами, кто-то одно общее положение и десяток приложений к нему. Главное, чтобы эти документы в принципе были и определяли, что в компании считается тайной и как с ней работать.
Чтобы положение и перечень начали действовать, их принимают отдельным приказом руководителя компании. Затем сотрудников ознакомляют с этими документами под подпись. Причем лучше ознакомление проводить на общем собрании и составить один общий лист ознакомления — так получится зафиксировать подписание в присутствии большого количества свидетелей. Это снизит риск «а это не моя подпись» в случае конфликта с одним из сотрудников.
Соглашения с работниками и контрагентами
Если дать кому-нибудь «просто посмотреть» тайные сведения, то они перестанут быть тайными. Чтобы обязывать людей соблюдать режим тайны, нужно заранее подписывать с ними соглашения. Форма соглашений зависит от того, какое отношение к нам имеет человек — это наш сотрудник или посторонний человек.
Если доступ к тайне будет получать сотрудник, то в его трудовом договоре указывают общие положения о соблюдении тайны, затем он знакомится под подпись с положением о коммерческой тайне, и только после этого ему показывают тайные документы, причем знакомится он с ними тоже под подпись.
С людьми за пределами компании заключают соглашения о конфиденциальности. Обычно эти условия прописывают прямо в договоре или в отдельном соглашении о неразглашении.
Гриф «Коммерческая тайна»
После того как все договорные мостики для передачи тайных документов налажены, можно передавать сведения. Чтобы будущие получатели информации знали, что имеют дело с коммерческой тайной, их нужно обязательно об этом предупреждать — помечать тайные документы специальным грифом.
Способ незатейливый: в документе пишут «Коммерческая тайна» и рядом указывают название и адрес обладателя тайны. Обычно это делают в шапке документа, иногда маркируют каждую страницу — никаких особенных правил на эту тему нет, главное, чтобы гриф на документе в принципе был.
Как вести учет получивших доступ
Вести учет нужно для того, чтобы, если вдруг тайна утечет, мы могли восстановить цепочку и показать, кто, как и когда знакомился с конкретным документом.
Обычно в компаниях для этого заводят журнал учета доступа к тайным документам. Получаешь доступ — расписываешься в журнале: кто, когда, к чему получил.
Нет никаких государственных стандартов или шаблонов для всех документов, которые регулируют режим коммерческой тайны в компании. Каждый разрабатывает эти документы под себя — сколько компаний, столько и подходов. В крупных компаниях это работа для целого отдела, который регулирует и отслеживает все до самых мелочей вроде порядка копирования или уничтожения секретных документов.
Когда мы разрабатываем документы для введения коммерческой тайны, мы обычно делаем три фирменных журнала:
- Журнал регистрации лиц, получивших документы, относящиеся к коммерческой тайне.
- Журнал ознакомления работников с нормативными документами по работе с коммерческой тайной.
- Журнал учета сведений, составляющих коммерческую тайну.
Фотография из нашей переговорной: журналы учёта, подготовленные нами в рамках введения режима коммерческой тайны для компании ООО «Сабо Системс»
Итого документы для введения режима коммерческой тайны:
- Положение о коммерческой тайне — главный документ, который устанавливает правила режима коммерческой тайны в компании.
- Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, — определяем, виды сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
- Приказ директора о введении режима коммерческой тайны — придаем юридическую силу положению и перечню.
- Дополнительные соглашения к трудовым договорам — обязуем сотрудников соблюдать режим коммерческой тайны в компании.
- Журнал ознакомления работников с нормативными документами по работе с коммерческой тайной — фиксируем ознакомление сотрудников с правилами.
- Журнал учета сведений, составляющих коммерческую тайну, — ведем перечень конкретных документов и маркируем каждый из них грифом.
- Журнал регистрации лиц, получивших документы, относящиеся к коммерческой тайне, — фиксируем получение сотрудником конкретных документов.
- Соглашения о конфиденциальности с контрагентами — обязуем контрагентов соблюдать режим коммерческой тайны.
