Какие документы нужны, чтобы ввести режим коммерческой тайны в компании

22.07.2022
Ред. 27.04.2024

Мало просто написать в договоре «Вся информация конфиденциальна, штраф за разглашение — сто миллионов рублей». Чтобы за нарушение тайны можно было кого-то наказать, нужно сначала привести в порядок документы.

Положение о коммерческой тайне и перечень сведений, составляющих коммерческую тайну

Положение и перечень — это главные документы о коммерческой тайне в компании. Они устанавливают, какие именно сведения компания считает тайными, кто и как имеет к ним доступ, как с ними нужно работать, кто контролирует соблюдение правил и как наказывают нарушителей.

Перечень сведений в положении обычно пишут в общих чертах — сведения о том-то, информация о сем-то. В некоторых компаниях ведут учет каждого отдельного секретного документа.

Правила обращения с коммерческой тайной тоже бывают разные. Например, некоторые компании запрещают своим сотрудникам пересылать тайные документы по электронной почте, копировать их на флешки и фотографировать экран компьютера, где-то из офиса в принципе нельзя выносить тайные документы ни на каких носителях, и работать из дома с секретными документами тоже нельзя.

Само положение редко бывает типовым: кто-то делает один большой документ со всеми правилами, кто-то одно общее положение и десяток приложений к нему. Главное, чтобы эти документы в принципе были и определяли, что в компании считается тайной и как с ней работать.

Чтобы положение и перечень начали действовать, их принимают отдельным приказом руководителя компании. Затем сотрудников ознакомляют с этими документами под подпись. Причем лучше ознакомление проводить на общем собрании и составить один общий лист ознакомления — так получится зафиксировать подписание в присутствии большого количества свидетелей. Это снизит риск «а это не моя подпись» в случае конфликта с одним из сотрудников.

Соглашения с работниками и контрагентами

Если дать кому-нибудь «просто посмотреть» тайные сведения, то они перестанут быть тайными. Чтобы обязывать людей соблюдать режим тайны, нужно заранее подписывать с ними соглашения. Форма соглашений зависит от того, какое отношение к нам имеет человек — это наш сотрудник или посторонний человек.

Если доступ к тайне будет получать сотрудник, то в его трудовом договоре указывают общие положения о соблюдении тайны, затем он знакомится под подпись с положением о коммерческой тайне, и только после этого ему показывают тайные документы, причем знакомится он с ними тоже под подпись.

С людьми за пределами компании заключают соглашения о конфиденциальности. Обычно эти условия прописывают прямо в договоре или в отдельном соглашении о неразглашении.

Гриф «Коммерческая тайна»

После того как все договорные мостики для передачи тайных документов налажены, можно передавать сведения. Чтобы будущие получатели информации знали, что имеют дело с коммерческой тайной, их нужно обязательно об этом предупреждать — помечать тайные документы специальным грифом.

Способ незатейливый: в документе пишут «Коммерческая тайна» и рядом указывают название и адрес обладателя тайны. Обычно это делают в шапке документа, иногда маркируют каждую страницу — никаких особенных правил на эту тему нет, главное, чтобы гриф на документе в принципе был.

Как вести учет получивших доступ

Вести учет нужно для того, чтобы, если вдруг тайна утечет, мы могли восстановить цепочку и показать, кто, как и когда знакомился с конкретным документом.

Обычно в компаниях для этого заводят журнал учета доступа к тайным документам. Получаешь доступ — расписываешься в журнале: кто, когда, к чему получил.

Нет никаких государственных стандартов или шаблонов для всех документов, которые регулируют режим коммерческой тайны в компании. Каждый разрабатывает эти документы под себя — сколько компаний, столько и подходов. В крупных компаниях это работа для целого отдела, который регулирует и отслеживает все до самых мелочей вроде порядка копирования или уничтожения секретных документов.

Когда мы разрабатываем документы для введения коммерческой тайны, мы обычно делаем три фирменных журнала:

  1. Журнал регистрации лиц, получивших документы, относящиеся к коммерческой тайне.
  2. Журнал ознакомления работников с нормативными документами по работе с коммерческой тайной.
  3. Журнал учета сведений, составляющих коммерческую тайну.

Фотография из переговорной: журналы учёта

Фотография из нашей переговорной: журналы учёта, подготовленные нами в рамках введения режима коммерческой тайны для компании ООО «Сабо Системс»

Итого документы для введения режима коммерческой тайны:

  1. Положение о коммерческой тайне — главный документ, который устанавливает правила режима коммерческой тайны в компании.
  2. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, — определяем, виды сведений, которые относятся к коммерческой тайне.
  3. Приказ директора о введении режима коммерческой тайны — придаем юридическую силу положению и перечню.
  4. Дополнительные соглашения к трудовым договорам — обязуем сотрудников соблюдать режим коммерческой тайны в компании.
  5. Журнал ознакомления работников с нормативными документами по работе с коммерческой тайной — фиксируем ознакомление сотрудников с правилами.
  6. Журнал учета сведений, составляющих коммерческую тайну, — ведем перечень конкретных документов и маркируем каждый из них грифом.
  7. Журнал регистрации лиц, получивших документы, относящиеся к коммерческой тайне, — фиксируем получение сотрудником конкретных документов.
  8. Соглашения о конфиденциальности с контрагентами — обязуем контрагентов соблюдать режим коммерческой тайны.

Вопрос / ответ

  1. Какие документы нужны?

    Когда оформляется франшиза, оформление документов (сбор франчайзингового пакета) осуществляется в несколько этапов. Для этого требуются презентации, руководства, описания маркетинговых стратегий, требуемых для регламентирования деятельности компании-организатора. Франчайзинговый пакет включает концепцию франчайзинга, презентацию, юридический пакет, финансовую модель, брендбук, бизнесбук, бизнес-модель.

  2. Как проходит экспертный поиск на сходство?

    В ходе поиска на сходство мы проверяем Ваше обозначение по официальным российским и зарубежным базам зарегистрированных товарных знаков и поданных заявок на предмет наличия сходства до степени смешения по фонетическому, графическому и семантическому критерию с ранее зарегистрированными знаками и поданными заявками. Проще говоря, в ходе поиска на сходство мы ищем не только знаки, идентичные Вашему, но и чрезмерно похожие знаки, которые могут помешать регистрации Вашего знака.

    Соответственно по итогам такой проверки мы делаем итоговый вывод — можно ли зарегистрировать Ваш товарный знак, и как это сделать лучше всего. Мы подберем классы МКТУ, внесем доработки в знак, если будет нужно, и предложим оптимальную стратегию регистрации. Экспертное заключение по итогам поиска мы подготовим и направим Вам в письменном виде на электронную почту, а наш юрист позвонит Вам, чтобы подробно рассказать об итогах проверки и ответить на Ваши вопросы.

    В 10-15% случаев бывает так, что по итогам поиска выясняется, что знак зарегистрировать совсем никак не получится, даже с учетом рекомендованных нами доработок. В таком случае, мы заранее расскажем Вам обо всех рисках и бесплатно проверим еще 5 вариантов Вашего обозначения, чтобы в итоге после обращения к нам Вы знали, под каким знаком можно работать.

  3. Сколько времени занимает регистрация программы для ЭВМ в Роспатенте?

    На подготовку заявительной документации у нас уходит в среднем 4-5 рабочих дней. Сама регистрация программы в Роспатенте занимает 2-3 месяца.

  4. В чем разница между изобретением или полезной моделью?

    В качестве изобретения регистрируют способы, систему из нескольких устройств, составы веществ или сложные устройства. В качестве полезной модели (малое изобретение) регистрируют простые устройства, новые, но не настолько сложные, чтобы соответствовать критерию изобретательского уровня.

    Производство по изобретению несколько сложнее, дольше, и немного дороже, но при этом патент на изобретение действует дольше и больше ценится в научном сообществе.

  5. Что такое ВОИС?

    Всемирная организация интеллектуальной собственности (ВОИС, World Intellectual Property Organization, WIPO) — международная организация, занимающаяся администрированием ряда ключевых международных конвенций в области интеллектуальной собственности. Секретариат ВОИС или Международное бюро расположен в Женеве и имеет штатных сотрудников, представляющих более 90 стран. В настоящее время членами ВОИС являются 193 государства.

Полезные статьи

  • 25 07 2022
    Коммерческая тайна и секреты производства: подводные камни защиты прав
  • 08 11 2021
    Как быстро зарегистрировать товарный знак?
  • 22 01 2020
    Законен ли запрет в трудовом договоре на переход сотрудника к конкурентам? Ответ в Тинькофф-Журнале
  • 20 02 2024
    Лицензионный договор: зачем он нужен компании и как его правильно составить
  • 03 04 2024
    Сколько стоит регистрация товарного знака в 2024 году?
  • 04 05 2022
    Товарный знак: что это, виды, регулирование, срок действия
  • 31 03 2022
    Знак правовой охраны товарного знака: что означают символы ® и ™, и как правильно ими пользоваться
  • 12 04 2022
    Фирменное наименование и товарный знак: в чем разница и почему предприниматели регистрируют названия своих компаний как товарные знаки
  • 17 11 2021
    Как самостоятельно зарегистрировать товарный знак?
Поделиться:

Столкнулись с похожей ситуацией? Получите консультацию у нашего специалиста